Người làm ít mà ra nhiều kết quả không phải người thông minh nhất. Mà là người biết dùng não để làm gì.
Câu này mình nghe lần đầu thì thấy hơi sến. Nhưng càng làm việc nhiều, càng thấy nó đúng theo cái nghĩa rất cụ thể, không phải kiểu động lực chung chung.
Tại sao bạn hay bị ngắt ngang giữa chừng
Bạn có hay bị cái này không? Đang làm việc, tập trung được rồi thì đột nhiên trong đầu bật lên: "Ủa mình có gửi email cho anh A chưa nhỉ?" Rồi cứ bị cái câu đó ám. Xử lý không được, quay lại việc chính cũng không xong.
Mình từng nghĩ mình bị mất tập trung. Hoặc tệ hơn, nghĩ mình có vấn đề gì đó.
Nhưng thực ra không phải vậy. Năm 1927, nhà tâm lý học Bluma Zeigarnik phát hiện ra rằng não người có xu hướng giữ những việc chưa hoàn thành trong vòng lặp, liên tục đẩy chúng lên ý thức để tránh bị quên. Hiện tượng này được gọi là Zeigarnik Effect. Não không phải đang phá mình. Nó đang cố bảo vệ mình khỏi bỏ sót thứ quan trọng.
*Nguồn ảnh: Innovative Human Capital / Wixstatic. Link: https://www.innovativehumancapital.com/article/using-the-zeigarnik-effect-to-your-advantage*
Vấn đề xảy ra khi có quá nhiều việc chưa xử lý cùng lúc. Các nghiên cứu về bộ nhớ làm việc cho thấy vỏ não trước trán chỉ xử lý được khoảng 4 mảnh thông tin tại một thời điểm. Giống như một sân khấu nhỏ chỉ chứa được 4 diễn viên. Nhồi thêm vào, không diễn viên nào diễn được ra hồn, và xác suất làm việc hiệu quả lúc đó gần như là hên xui.
*Nguồn ảnh: ZIM. Link: https://media.zim.vn/682ef44d8a61dbf2e10f83ba/hieu-ung-zeigarnik-duoc-ung-dung-trong-hoc-tap-nhu-the-nao.webp*
*(Bài viết này dựa trên chiêm nghiệm cá nhân và video "8 Nguyên tắc để tiến xa mà không gồng sức" của Sách Làm chủ bộ não, kênh Better Version)*
Quy trình 4 bước mình đang dùng để giải phóng bộ não
1. Xây bộ não lưu trữ bên ngoài
Toàn bộ danh sách việc, deadline, câu chuyện và trải nghiệm cá nhân: ghi hết vào một nơi lưu trữ (anh em hay gọi là bộ não thứ 2). Não thả lỏng khi thực sự tin rằng thứ đó đã được giữ hộ, không cần nó gồng mình nhớ nữa.
Đây là bước quan trọng nhất và cũng là bước hầu hết mọi người bỏ qua. Không phải vì không biết, mà vì chưa tin vào hệ thống đủ để thực sự buông ra. Não chỉ ngừng nhắc khi nó tin, không phải khi bạn bảo nó ngừng.
Mình dùng AI cho việc này: Ghi chú vào file context, để AI giữ hộ và gợi lại đúng lúc. Nhưng thật ra dùng sổ tay hay app gì cũng được, miễn là bạn dùng nó đều và tin vào nó thật sự.
2. Chọn việc quan trọng mỗi ngày, đúng nghĩa
Việc nào cũng nghĩ là quan trọng, nhưng chúng ta nên tự lượng sức mình. Nếu muốn duy trì nhịp làm việc đều đặn và bền thì không phải 10 việc, cũng không phải "làm được thì làm thêm". Mỗi ngày, chỉ đưa lên để não tư duy đúng 3–4 việc quan trọng nhất, theo thứ tự. Cái còn lại vẫn trong danh sách, nhưng không được phép chiếm chỗ trong đầu cho đến khi những việc quan trọng được xử lý xong hoàn toàn.
Cái này nghe đơn giản nhưng rất dễ mắc. Việc nào cũng được xem là quan trọng, rốt cuộc không có việc nào đủ quan trọng để những việc khác tạm lùi lại. Đó là lý do mỗi sáng bắt đầu bằng cảm giác bận rộn, nhưng chiều tối nhìn lại không thấy mình đã làm được gì ra hồn.
Không phải làm ít hơn. Là biết rõ mình đang làm gì và tại sao cái này trước cái kia.
3. Biến việc lặp lại thành phản xạ nhờ AI và automation
Báo cáo tuần, email follow-up, kế hoạch định kỳ: soạn sẵn cấu trúc prompt cho AI, setup agent hay automation một lần. Lần sau vào gọi chạy, hoặc để nó tự chạy.
Nguyên lý giống cách não chuyển thói quen từ vỏ não trước trán sang hạch nền: Từ việc phải suy nghĩ có ý thức sang phản xạ gần như tự động, tiêu hao rất ít năng lượng. Những việc này không cần bạn phải "nghĩ" mỗi lần. Chúng chỉ cần được thực thi đúng quy trình. Giao cho công cụ là hợp lý hơn là cứ dùng não cho thứ đã có công thức sẵn.
4. Review lại toàn bộ công việc và dự án
Dành thời gian review lại tất cả việc mình đang làm hoặc cả một dự án. 10 phút cuối ngày hoặc một buổi trong tuần để xem dự án đang vận hành hiệu quả không, đâu đang bị tắc, và chọn 3–4 việc cho ngày hôm sau.
Bước này nhiều người bỏ vì nghĩ mình đang làm tốt. Thực ra đây là lúc não bộ "xả cache": nhìn lại toàn cảnh thay vì mắc kẹt trong từng chi tiết. Mình nhận ra nhiều việc mình đang cố làm không cần thiết chỉ nhờ ngồi review lại mỗi tuần một lần.
Tuần rồi anh Cường cho mình xem cách dùng Claude project để review cả một dự án: hỏi đáp, tham vấn, chạy nhiều góc nhìn cùng lúc. Mình chưa đủ thời gian ngồi thử kỹ, nhưng nếu nó làm được thứ mình đang nghĩ thì sẽ có một bài riêng về cái này.
Bốn bước đó không cần AI mới làm được
Nhưng AI giúp làm cả bốn nhanh hơn và đều đặn hơn nhiều, nếu biết dùng đúng cách. Giao việc lưu trữ và quản lý cho công cụ, giữ lại phần tư duy cho não. Những gì thuộc quy trình lặp lại thì để AI xử lý, con người kiểm tra kết quả và duyệt. Lúc này bạn sẽ dư năng lượng để bộ não tỉnh táo soi kỹ hơn những thứ thực sự cần phán quyết.
Kết bài
Rồi mình tự hỏi: Nếu não được dùng đúng cách, nó sẽ nghĩ được gì?
Mình chưa có câu trả lời hoàn chỉnh. Nhưng mấy tháng gần đây, khi bắt đầu làm được điều này đều hơn, mình nhận ra mình có nhiều không gian hơn để nghĩ về những thứ thực sự quan trọng, thay vì cứ loay hoay với những việc đáng lẽ không cần đến não.
AI không làm bạn thông minh hơn. Nó chỉ trả lại cho bạn phần não lẽ ra không bao giờ nên tiêu vào mấy thứ đó.
Bạn dùng phần đó vào việc gì, mới là câu hỏi thú vị hơn.
Nếu đang thấy đầu mình lúc nào cũng đầy việc nhưng kết quả lại không đi xa hơn, hãy thử bắt đầu từ bước đầu tiên: Lấy mọi thứ ra khỏi đầu và đặt vào một hệ thống mà bạn thật sự tin. Khi não không còn phải giữ hộ quá nhiều thứ, nó mới có chỗ để nghĩ.
Nếu muốn một ví dụ cụ thể hơn về chuyện kéo công việc ra khỏi đầu, mình từng viết bài này: https://thanconghuy.com/blog/dau-nhieu-viec-tay-lam-khong-xong-kanban
No comments yet