Làm Hợp Đồng, Biểu Mẫu Với AI Chuẩn

Mọi người có "chán" khi làm hợp đồng, biểu mẫu không?

Mỗi khi khách hàng cần hợp đồng, mình tốn cả buổi: tìm file cũ → chỉnh sửa → gửi. Lặp đi lặp lại chuyện đó đủ để tạo ra một tâm lý "chối bỏ" kỳ lạ. Dù đây là việc kiếm tiền, mình vẫn ghét thật sự.

Báo giá cũng vậy: Không ngồi máy tính là không kịp làm; dây dưa cả buổi; gửi xong khách hàng im ru thì đúng combo 1 ngày cạn năng lượng :v

Đầu năm nay, hầu hết khách hàng đều yêu cầu hợp đồng bài bản và nhiều biểu mẫu hơn: Báo giá, Hợp đồng dịch vụ, Hợp đồng nguyên tắc, Hợp đồng cộng tác viên... Nhiều loại chưa từng làm bao giờ.

Mình dành cả tháng để tìm cách giải quyết chuyện này cho êm đẹp. Hôm nay, chia sẻ với mọi người cách mình đã làm việc này với AI như thế nào.

Nhờ AI chat viết hợp đồng không còn hiệu quả

Ban đầu, mình thử cách ai cũng nghĩ đến: Soạn trong khung chat AI + bỏ file mẫu vào. Kết quả:

• Lúc được lúc không, không nhất quán ở kết quả đầu ra
• Mỗi lần sửa phải chờ lâu
• Lần sau làm lại vẫn lỗi như làm lại từ đầu

Sau này, khi xong cách làm bên dưới mình cũng thử áp dụng lại với Claude + Skill và quản lý thư mục trên Google Drive vẫn cho ra kết quả tốt nhưng chưa tối ưu bằng cách bên dưới.

Làm APP để làm báo giá

Trước đây, mình cũng thử làm APP nhỏ để làm báo giá. Nhập thông tin khách hàng, chọn sản phẩm, bấm tạo báo giá, tải file PDF về.

Thế nhưng đằng sau quy trình đó là mình phải code tính năng, sửa lỗi (fix bug), thử tính năng, up app lên trên hosting, quản lý dữ liệu….

Và điều quan trọng là nó không LINH HOẠT. Nếu như bạn cần một loại biểu mẫu mới hoàn toàn thì mình lại phải code lại (với AI), kiểm thử, sửa lỗi….với quy trình như vậy.

Càng làm, cái app của mình càng trở nên nhiều tính năng và rắc rối trong khi mình cần chỉ đơn giản là tạo báo giá. Mình từng đam mê vibe code các app nhỏ nhỏ nhưng càng ngày càng thấy cách này phức tạp mà tốn quá nhiều thời gian, tác vụ nào trong công việc mà cũng cần app thì có đến 7749 cái app mất.

Và đó cũng là lý do mà mình tìm hiểu cho cách làm mới bên dưới đây, thấy nó ứng dụng được trong bài toán làm hợp đồng - biểu mẫu.

Cách mình đang dùng AI để làm hợp đồng

Hiện tại tỉ lệ ra hợp đồng chuẩn của mình đạt khoảng 95%. Kể cả khi đổi loại giấy tờ hay thay đổi yêu cầu theo từng khách hàng vẫn giữ được trên 90%. Phần còn lại mình chỉ cần review lại.

Cách làm: Cùng Claude trên PC, kết hợp với Terminal.

Terminal là gì? Hiểu đơn giản: đây là nơi bạn làm việc với máy tính bằng lệnh, thay vì bấm chuột. Khi mình cần làm việc với AI trong một thư mục cụ thể:

• Mở thư mục KHÁCH HÀNG
• Chuột phải → Open with Terminal
• Gõ Claude để bắt đầu

Với Macbook thì có sẵn Terminal, nếu Windows chưa có thì tải tại đây

Cài đặt setup lần đầu

Với lần đầu setup trên máy tính thì sẽ theo hưỡng dẫn của Claude trên Windows PowerShell (or Terminal) tuỳ mỗi hệ điều hành khác nhau. Đơn giản là copy lệnh > Dán vào và Enter cho đến khi thông báo chạy xong.

Đây là hướng dẫn trực tiếp từ Claude: https://code.claude.com/docs/en/terminal-guide

Khi hoàn thành, bạn gõ Claude mà ra như bên dưới > Chọn Yes

Và kết quả như thế này là đúng

Lần sau, chỉ cần:

• Chuột phải thư mục cần làm việc → Open with Terminal
• Gõ Claude để bắt đầu

Hoặc câu lệnh claude --dangerously-skip-permissions nếu bạn chấp nhận cho Claude full quyền không cần xác nhận trước khi làm (Dành cho ai đã dùng cách làm này quen rồi)

Quy trình 6 bước

Bước 1: Chuẩn bị file hợp đồng mẫu (.docx) chuẩn

Đây là file gốc chuẩn format, chuẩn điều khoản, chuẩn cách trình bày. File này là "nguồn" cho AI đọc để biết tiêu chuẩn đầu ra sau này. Mình thường sử dụng các file hợp đồng đã làm với khách từ trước đó ok rồi đưa vài mẫu tài liệu hay hợp đồng cho AI.

Bước 2: Cho Claude đọc file đó

Bảo Claude đọc và hiểu toàn bộ cấu trúc hợp đồng mẫu.

Bước 3: Yêu cầu Claude tạo hợp đồng mới

Yêu cầu Claude:

• Dựa trên thông tin báo giá hoặc deal cụ thể bạn cung cấp
• Xuất ra file .docx hoàn chỉnh

Bước này để chúng ta thử nó có thể tự tạo một hợp đồng mới với mẫu có sẵn hay chưa.

Bước 4: Yêu cầu tổ chức file theo khách hàng

Yêu cầu Claude:

• Mỗi khách hàng → tạo 1 thư mục riêng
• File được bỏ vào đúng thư mục đó

Bước 5: Đặt tên file theo quy định

Ví dụ: 2026.017.HĐ.NHATNGHE - Hợp đồng Landing Page.docx

Bước 6: Tăng số thứ tự tự động

Quy định rõ: mỗi hợp đồng hoặc khách hàng mới → phải tăng số thứ tự. Claude tự quản lý việc này, không cần mình nhớ.

Tất cả 6 bước trên đều cung cấp thông tin và thử Claude có thể thực hiện được hay không dựa trên việc mình trao đổi với nó. Trong quá trình này, nếu thấy nó lỗi chổ nào khi tạo file thì cứ feedback nó chỉnh sửa cho đến khi tạo ra kết quả hài lòng. Quy trình này cũng như quy trình mình đào tạo - hướng dẫn một người mới bắt đầu công việc.

Sau khi toàn bộ quy trình chạy ổn, mình làm thêm một bước quan trọng: đóng gói thành SKILL.

Đóng gói thành SKILL

SKILL là gì? Là cách gom toàn bộ những gì đã setup + đã ra kết quả ok thành một "cách làm cố định". Lần sau chỉ cần gọi lại, không cần làm lại từ đầu.

Lần sau khi cần:

• Mở Terminal trong thư mục khách hàng
• Gọi Claude, gọi /skill
• Nhập thông tin khách hàng + deal + điều khoản bổ sung
• Claude tự xử lý phần còn lại

Với các loại biểu mẫu khác (báo giá, loại hợp đồng mới), mình tiếp tục yêu cầu Claude điều chỉnh → ổn thì cập nhật thêm vào SKILL. Hệ thống càng ngày càng tốt hơn.

Và nó linh hoạt, thông minh để cùng một lúc tạo 3 tác vụ song song có tính liên kết với nhau như thế này

Nó sẽ hỏi lại khi thông tin còn thiếu

Đây là kết quả

Tự tạo thư mục mới, tạo file đúng quy định

Ví dụ file Docs được tạo ra

Một điều cần nhớ

Xem lại và đọc kỹ là nhiệm vụ của mình. Claude không đền hợp đồng dùm được :)

Nhưng từ chỗ tốn cả buổi để làm một tờ giấy tờ xuống còn 15–20 phút để có bản nháp 95% chuẩn, rồi review lại đó là một sự thay đổi đáng kể về năng lượng và thời gian.

Mình đính kèm ảnh mô tả full quy trình:

Chúc anh chị em đủ thời gian để tập trung vào chuyên môn chính của mình, mà không bị những việc "hành chính" này làm cho tốn thời gian và cạn năng lượng.