Đầu nhiều việc, tay làm không xong.
Rất nhiều người đang sống trong trạng thái này. Ngày nào cũng bận, ngày nào cũng xử lý việc, ngày nào cũng có cảm giác mình đang cố gắng. Nhưng cuối ngày nhìn lại vẫn thấy lấn cấn: Không biết hôm nay mình thật sự tiến được bao nhiêu.
Tin nhắn khách hàng chưa trả lời hết. Việc team đang chờ mình duyệt. Một bài viết đang viết dở. Một ý tưởng sản phẩm mới vừa ló ra. Một file báo giá cần gửi. Một cuộc hẹn cần chuẩn bị. Một việc cá nhân cứ bị đẩy từ ngày này qua ngày khác. Mỗi việc không quá lớn, nhưng gom lại thì thành một cục rất nặng.
Cái mệt không chỉ nằm ở số lượng việc. Cái mệt là việc nào cũng đang cần làm và thấy gấp gáp.
Làm việc A thì nhớ tới việc B. Đang xử lý việc B thì có người hỏi việc C. Việc D chưa xong nhưng việc E nghe có vẻ gấp hơn. Cuối ngày thấy mình thật bận rộn nhưng công việc thì giải quyết chưa xong hoặc chỉ là những việc vụn vặt.
Mình từng nghĩ vấn đề là do mình chưa đủ kỷ luật, chưa đủ tập trung, chưa tìm được app quản lý công việc phù hợp. Nhưng càng làm nhiều, mình càng thấy vấn đề sâu hơn: Công việc nằm trong đầu nhiều quá, việc đang làm dở nhiều quá, còn mình thì cứ nhầm bận rộn với tiến bộ.
Kanban chính là cứu cánh cho mình trong việc này.
Kanban được mình ứng dụng trong công việc, dự án cá nhân, quản lý công việc trong công ty và trong cách dùng AI hằng ngày.
Không phải bằng cách giúp mình làm được nhiều việc hơn trong một ngày. Mà bằng cách giúp mình nhìn thấy công việc đang nằm ở đâu, việc nào đang chạy, việc nào đang kẹt, việc nào đang chờ, việc nào chỉ đang chiếm chỗ trong đầu.
*Nguồn ảnh: Kanban University. Ảnh này mô tả rất đúng cảm giác trong công việc: Có người bị kẹt, có người quá bận, có người đang rảnh, nhưng nếu không nhìn vào cùng một bảng thì rất khó biết hệ thống đang lệch ở đâu.*
Kanban không phải là một cái bảng đẹp
Nhiều người nghe Kanban là nghĩ tới Trello, Jira, Notion, ClickUp, Miro, Asana... rồi bắt đầu đi tìm tool. Đây là một cái bẫy rất quen. Vì khi mình đang rối, mình rất dễ tin rằng chỉ cần đổi công cụ là mọi thứ sẽ gọn lại.
Nhưng Kanban không bắt đầu từ tool.
Kanban bắt đầu từ một nguyên tắc rất thực tế:
Làm cho công việc vô hình trở nên nhìn thấy được
Kanban University mô tả Kanban là một phương pháp để quản lý công việc tri thức. Công việc tri thức là những việc không hiện ra thành vật thể rõ ràng như sản xuất một cái bàn, một cái ghế. Nó là brief, nội dung, thiết kế, code, chăm sóc khách hàng, phản hồi tin nhắn, duyệt phương án, ra quyết định, suy nghĩ chiến lược. Tức là rất nhiều việc mình làm mỗi ngày.
Vấn đề của các loại công việc này: Nó nhiều lắt nhắt mình không thấy rõ nhưng nó tốn thời gian.
Nếu một cái bàn đang làm dở, mình nhìn thấy ngay. Nó nằm ở đó, chưa sơn, chưa ráp chân, chưa hoàn thiện. Nhưng một bài viết đang viết dở, một phương án website đang cần chỉnh, một khách hàng đang chờ phản hồi, một việc cần follow up sau 3 ngày... nếu không đưa ra ngoài, nó chỉ nằm trong đầu.
Mà việc nằm trong đầu thì rất khó quản.
Vì não mình không chỉ nhớ "có việc đó". Nó còn phải nhớ việc đó làm tới đâu rồi, ai đang chờ, deadline khi nào, còn thiếu thông tin gì, bước tiếp theo là gì, có bị kẹt ở đâu không. Mỗi lần đổi việc là phải load lại bối cảnh. Load đi load lại nhiều lần trong ngày thì rất hao.
Đây là lý do có ngày mình không làm việc gì quá nặng, nhưng vẫn thấy đầu rất mệt. Vì não đang làm thêm một công việc ngầm: Giữ hộ mình toàn bộ hệ thống công việc.
Kanban kéo đống đó ra ngoài.
*Nguồn ảnh: Atlassian. Ảnh minh họa các thành phần chính của một Kanban board: Thẻ việc, cột công việc, giới hạn WIP, điểm cam kết và điểm hoàn thành.*
Một bảng Kanban đơn giản đã đủ dùng
Nếu chỉ dùng cho cá nhân, mình không nghĩ cần bắt đầu bằng một hệ thống phức tạp. WIRED có nhắc một cách rất đơn giản của Personal Kanban: Tạo 3 cột Ready, Doing, Done. Dịch ra là: Sẵn sàng làm, Đang làm, Đã xong.
Chỉ đơn giản vậy nhưng nó giảm tải bộ nhớ cho não bộ của mình phải lo nhớ - xử lý công việc và sắp xếp chúng.
Nhưng nếu làm việc nhiều vai trò một chút, mình thấy bảng cá nhân có thể bắt đầu bằng 5 cột:
- Backlog: Tất cả việc có thể làm, ý tưởng, việc để sau, việc chưa chắc cần làm ngay.
- To do: Việc đã chọn để làm trong giai đoạn gần.
- Doing: Việc đang thật sự làm.
- Waiting: Việc đang chờ người khác, chờ phản hồi, chờ dữ liệu, chờ duyệt.
- Done: Việc đã xong.
Nghe đơn giản, nhưng chỉ cần tách được mấy trạng thái này là đầu nhẹ hơn nhiều.
Trước đây mình hay gom mọi thứ chưa hoàn thành vào một cảm giác chung: Việc chưa xong. Nhưng thật ra "chưa xong" có rất nhiều loại.
Có việc chưa xong vì mình chưa bắt đầu. Có việc chưa xong vì mình đang làm. Có việc chưa xong vì đang chờ khách gửi nội dung. Có việc chưa xong vì team đang xử lý. Có việc chưa xong vì mình chưa quyết định. Có việc chưa xong vì nó quá mơ hồ nên mình cứ né.
Nếu tất cả bị nhét chung vào đầu, cảm giác sẽ là: Cái gì cũng là trách nhiệm của mình ngay lúc này.
Nhưng khi đưa lên bảng, mọi thứ bắt đầu rõ hơn:
- Việc này chưa cần đụng tới, để Backlog.
- Việc này cần làm tuần này, đưa vào To do.
- Việc này mình đang làm thật, nằm ở Doing.
- Việc này đã gửi khách rồi, chuyển sang Waiting.
- Việc này xong rồi, kéo sang Done.
Chỉ riêng thao tác kéo một việc từ Doing sang Waiting cũng đã rất đáng. Vì nó nói với não mình rằng: Việc này chưa xong, nhưng hiện tại nó không nằm trên tay mình. Mình chỉ cần đặt lịch follow up, không cần ôm nó như một việc đang làm.
Cột Waiting rất quan trọng, nhất là khi làm việc với khách hàng
Nếu bạn làm một mình, hoặc làm việc với khách hàng, hoặc vận hành một team nhỏ, cột Waiting gần như bắt buộc phải có.
Vì rất nhiều việc không đi chậm do mình lười. Nó đi chậm vì có điểm chờ.
Ví dụ làm website:
- Chờ khách gửi nội dung.
- Chờ khách duyệt layout.
- Chờ designer chỉnh lại banner.
- Chờ bên domain gửi quyền truy cập.
- Chờ khách xác nhận thông tin thanh toán.
- Chờ team test form liên hệ.
Nếu không có cột Waiting, mấy việc này rất dễ nằm lẫn trong Doing. Nhìn bảng lúc đó sẽ thấy mình đang làm quá nhiều việc. Nhưng thực tế một nửa trong số đó không thể xử lý tiếp ngay.
Và đây là chỗ hay bị stress sai.
Mình nhìn cột Doing đầy rồi tự thấy mình tệ. Nhưng nếu tách ra, có thể chỉ có 2 việc mình thật sự đang làm, còn 5 việc đang chờ người khác. Khi đó cách xử lý không phải là "cố làm chăm hơn", mà là follow up đúng người, đúng lúc, đúng nội dung.
Đây là một điểm rất thực tế với người làm dịch vụ. Rất nhiều dự án không chết vì chuyên môn yếu, mà chết vì trạng thái công việc không rõ. Không ai biết đang chờ ai. Khách tưởng team đang làm. Team tưởng khách đang gửi. Founder tưởng nhân sự đã follow up. Cuối cùng 2 tuần trôi qua, không có gì thật sự chuyển động.
Cột Waiting làm sự thật hiện ra hơi phũ, nhưng cần.
Cái làm Kanban có lực là giới hạn việc đang làm dở
Nếu chỉ có bảng thôi, Kanban rất dễ biến thành một cái to-do list đẹp hơn. Nhìn cũng vui, kéo thẻ cũng thích, nhưng vài ngày sau cột Doing đầy nghẹt. Lúc đó bảng không giúp mình quản lý công việc, nó chỉ mô phỏng lại sự hỗn loạn trong đầu bằng giao diện đẹp hơn.
Thứ làm Kanban có lực là WIP limit.
WIP là Work In Progress, hiểu đơn giản là số việc đang làm dở. WIP limit là giới hạn số việc được phép nằm trong một trạng thái, thường là cột Doing.
Ví dụ: Mình đặt WIP limit cho Doing là 3. Nghĩa là tại một thời điểm, mình không được có quá 3 việc đang làm. Nếu đang có 3 việc rồi mà một việc mới xuất hiện, mình không được nhét thêm vào Doing cho đỡ áy náy. Mình phải chọn:
- Hoàn thành một việc đang làm rồi mới kéo việc mới vào.
- Chuyển một việc đang chờ sang Waiting nếu thật sự đang chờ.
- Chủ động đưa một việc ra khỏi Doing vì nó không còn là ưu tiên.
- Từ chối hoặc hẹn lại việc mới.
Nghe đơn giản, nhưng đây là chỗ rất khó.
Vì đa số chúng ta không nghiện hoàn thành. Chúng ta nghiện bắt đầu.
Bắt đầu một việc mới cho cảm giác mình đang tiến lên. Trả lời một tin nhắn mới cho cảm giác mình đang phản ứng nhanh. Mở thêm một task mới cho cảm giác mình năng suất. Lên một kế hoạch mới cho cảm giác mình kiểm soát được tương lai.
Nhưng nếu việc cũ không xong, tất cả những thứ đó chỉ làm đầu mình nặng hơn.
Miro có một ý khá thực tế về WIP limit: Đừng đặt giới hạn cực đoan ngay từ đầu. Nếu bình thường một team đang có 8-10 việc chạy song song, đừng ép xuống 3 ngay. Với cá nhân cũng vậy. Nếu đang quen ôm 10 việc, có thể bắt đầu bằng 5, rồi giảm dần khi nhìn thấy nhịp làm việc rõ hơn.
Với cá nhân, có thể bắt đầu như này:
- Nếu công việc cần tập trung sâu: Doing tối đa 1-2 việc.
- Nếu công việc vận hành nhẹ: Doing tối đa 3-5 việc.
- Nếu việc đang chờ người khác: Đưa sang Waiting, không tính như việc đang cầm trên tay.
- Nếu việc quá lớn: Tách nhỏ ra thành các thẻ có thể hoàn thành trong 1-2 ngày.
Điểm quan trọng là: Đừng đặt WIP limit để làm màu. Đặt rồi phải tôn trọng nó.
Nếu Doing đã đầy mà vẫn kéo thêm việc vào, nghĩa là mình đang tự phá hệ thống. Không sao, ai cũng sẽ phá vài lần. Nhưng cái bảng sẽ cho mình thấy rất rõ: Mình không quá tải vì cuộc đời bất công, mình quá tải vì mình đang cho phép quá nhiều việc cùng mở.
*Nguồn ảnh: Kanban University. WIP limit giống như đèn điều tiết ở đường vào cao tốc: Không phải để làm chậm công việc, mà để tránh cả hệ thống bị nghẽn vì quá nhiều việc cùng lao vào một lúc.*
*Nguồn ảnh: Miro. Ảnh minh họa cách bảng Kanban hiển thị công việc đang làm, việc đang chờ và giới hạn WIP theo từng người hoặc từng luồng việc.*
Bận chưa chắc là đang chạy, có khi chỉ là đang kẹt
Kanban University có một ví dụ mình thấy rất dễ hiểu: Khi đường kẹt xe, mặt đường được sử dụng gần như hết công suất, nhưng xe lại di chuyển rất chậm. Nhìn thì có vẻ hệ thống đang "bận", nhưng thật ra luồng chảy đang rất tệ.
Công việc cũng vậy.
Một ngày kín lịch, inbox đầy, task đầy, ai cũng đang bận, chưa chắc nghĩa là hệ thống đang hiệu quả. Có khi chỉ là mọi thứ đang kẹt. Việc nào cũng mở ra một chút, không việc nào đi tới cuối.
Đây là chỗ mình thấy Kanban khác với nhiều cách quản lý thời gian thông thường. Nó không chỉ hỏi: "Hôm nay mình làm bao nhiêu tiếng?" Nó hỏi: "Công việc có đang chảy không?"
Chảy nghĩa là việc đi được từ To do sang Doing, từ Doing sang Done. Nếu bị kẹt, mình nhìn được nó đang kẹt ở đâu.
Khi nhìn bảng Kanban, mình không chỉ nhìn số lượng việc. Mình nhìn chỗ nghẽn.
- Cột Backlog quá nhiều: Mình đang tích trữ quá nhiều ý tưởng và lời hứa.
- Cột To do quá nhiều: Mình đang chọn quá nhiều ưu tiên cùng lúc.
- Cột Doing quá nhiều: Mình đang ôm quá tay.
- Cột Waiting quá nhiều: Mình đang phụ thuộc vào người khác hoặc follow up chưa tốt.
- Cột Done quá ít: Mình đang bắt đầu nhiều hơn hoàn thành.
- Một thẻ nằm quá lâu: Việc đó có thể quá lớn, quá mơ hồ, hoặc mình đang né.
Cái hay là bảng không phán xét mình. Nó chỉ cho mình thấy sự thật.
Và nhiều khi sự thật đó giúp mình bớt tự trách sai.
Ví dụ nếu cột Waiting quá nhiều, vấn đề không phải là mình thiếu năng suất. Vấn đề có thể là quy trình phối hợp chưa rõ. Nếu cột Doing quá nhiều, vấn đề không phải là mình cần làm việc khuya hơn. Vấn đề là mình cần bớt mở việc mới. Nếu một thẻ nằm 10 ngày không nhúc nhích, vấn đề có thể là việc đó chưa đủ rõ để bắt đầu.
Nhìn đúng vấn đề thì mới sửa đúng chỗ.
Một thẻ Kanban nên viết như thế nào?
Đây là chỗ nhỏ nhưng rất quan trọng.
Nếu thẻ việc viết quá mơ hồ, Kanban cũng không cứu được mình. Ví dụ:
- Làm website khách A.
- Viết content.
- Làm marketing.
- Sửa proposal.
- Học AI.
Mấy thẻ này quá to hoặc quá mơ hồ. Nhìn vào không biết bước tiếp theo là gì, không biết khi nào gọi là xong. Kết quả là nó nằm trong Doing rất lâu, càng nhìn càng chán.
Một thẻ tốt nên có trạng thái hoàn thành rõ hơn:
- Viết bản nháp trang chủ cho website khách A.
- Gửi 3 câu hỏi lấy brief cho khách A.
- Chỉnh lại phần báo giá trong proposal gói website.
- Viết outline bài Kanban.
- Xem 1 video hướng dẫn automation và ghi lại 5 ý áp dụng được.
Không cần hoàn hảo, nhưng phải đủ rõ để khi nhìn vào mình biết: Bước tiếp theo là gì và khi nào được kéo sang Done.
Mình thấy có một nguyên tắc đơn giản: Nếu một thẻ nằm quá lâu, hoặc mình cứ né nó, hãy thử tách nhỏ hơn.
Ví dụ "làm website khách A" có thể tách thành:
- Chốt sitemap.
- Lấy nội dung trang chủ.
- Làm wireframe trang chủ.
- Thiết kế bản nháp hero section.
- Gửi khách duyệt bản nháp.
- Nhận feedback.
- Chỉnh theo feedback.
Khi tách như vậy, tiến độ không còn là một cục mơ hồ. Mình thấy rõ việc nào đang làm, việc nào đang chờ, việc nào đã xong.
Backlog không phải nơi chôn ý tưởng
Backlog là nơi chứa việc có thể làm, chưa chắc làm ngay. Nhưng nếu không cẩn thận, nó sẽ thành nơi chôn ý tưởng.
Rất nhiều người có Backlog khổng lồ. Notion đầy ý tưởng, note đầy checklist, bookmark đầy bài hay, folder đầy file "sau này xem". Cảm giác thì rất giàu tiềm năng, nhưng thực tế là càng nhiều càng nặng.
Backlog không nên là nơi mình trốn quyết định.
Nếu một việc nằm trong Backlog quá lâu, có thể nó thuộc một trong mấy loại:
- Chưa cần làm.
- Không còn phù hợp.
- Nghe hay nhưng không đủ quan trọng.
- Cần tách nhỏ hơn mới làm được.
- Cần quyết định rõ: Làm hoặc bỏ.
Mình không nghĩ phải xóa hết Backlog. Nhưng nên có nhịp dọn. Có thể mỗi tuần nhìn lại một lần. Việc nào còn đáng làm thì giữ. Việc nào không còn ý nghĩa thì bỏ. Việc nào nghe hay nhưng chưa có thời gian thì để đó, nhưng đừng tự lừa rằng nó là ưu tiên.
Nhiều khi năng suất không đến từ việc làm thêm. Nó đến từ việc bớt giữ những thứ không còn cần giữ.
Kanban giúp mình nói "không" dễ hơn
Một cái hay khác của Kanban là nó làm năng lực thật của mình hiện ra.
Trước đây khi ai đó nhờ thêm việc, mình rất dễ nói "ừ để mình xem". Vì trong đầu mình vẫn có cảm giác chắc còn chỗ. Nhưng khi nhìn bảng thấy Doing đã đầy, Waiting cũng đầy, To do cũng đang nhiều, câu trả lời sẽ thực tế hơn.
Không phải mình không muốn giúp. Nhưng nếu nhận thêm, một việc khác sẽ bị đẩy lùi.
Đây là cách Kanban giúp mình nói chuyện rõ hơn:
- "Việc này mình làm được, nhưng phải sau khi xong việc A."
- "Nếu việc này gấp hơn, mình sẽ dời việc B lại."
- "Hiện tại mình đang chờ bạn gửi nội dung, nên task này đang nằm ở Waiting."
- "Mình có thể nhận thêm, nhưng deadline sẽ là thứ Sáu chứ không phải hôm nay."
Mấy câu này nghe rất bình thường, nhưng nó làm công việc bớt mập mờ. Và mập mờ là thứ làm nhiều dự án rất mệt.
Differently Wired có nhắc tới chuyện overcommit, tức là nhận quá nhiều với ý tốt. Mình thấy cái này rất đúng. Người có trách nhiệm thường không quá tải vì lười, mà quá tải vì cứ nghĩ mình cố thêm chút nữa được.
Kanban bắt mình nhìn cái "cố thêm chút nữa" đó bằng hình ảnh cụ thể. Nếu bảng đã đầy, nghĩa là đầy. Không phải cứ có thiện chí là có thêm năng lực.
Một nhịp dùng Kanban trong ngày
Nếu dùng Kanban cá nhân, không cần biến nó thành nghi thức phức tạp. Chỉ cần vài nhịp đơn giản.
Buổi sáng: Chọn việc kéo sang Done trong ngày
Không nên bắt đầu ngày bằng câu hỏi: Hôm nay có bao nhiêu việc? Câu đó dễ làm mình hoảng. Nên hỏi: Hôm nay việc nào nếu xong thì ngày này có tiến bộ?
Chọn 1-3 việc chính, tùy loại công việc. Nếu là việc cần suy nghĩ sâu, chọn ít thôi. Đừng tham.
Trong ngày: Không kéo thêm vào Doing nếu chưa có chỗ
Việc mới xuất hiện thì ghi vào Backlog hoặc To do. Nếu thật sự gấp, phải quyết định việc nào ra khỏi Doing. Đây là phần khó nhưng rất đáng tập.
Vì nếu việc nào cũng được chen vào ngay, thì hệ thống không còn tác dụng.
Cuối ngày: Nhìn Done và nhìn việc bị kẹt
Không cần review dài. Chỉ cần hỏi:
- Hôm nay có việc nào thật sự xong không?
- Việc nào nằm ở Doing lâu bất thường?
- Việc nào cần chuyển sang Waiting?
- Việc nào cần follow up?
- Ngày mai nên kéo việc nào trước?
Nếu làm đều, bảng Kanban bắt đầu phản ánh cách mình làm việc thật. Không phải cách mình tưởng là mình đang làm.
Nếu dùng cho team nhỏ thì càng cần rõ chính sách
Với team, Kanban không chỉ là bảng công việc. Nó còn là cách mọi người thống nhất với nhau về quy trình.
Ví dụ một thẻ như thế nào thì được kéo từ To do sang Doing? Khi nào được xem là Done? Ai có quyền kéo việc vào Doing? Việc gấp thì xử lý sao? Nếu một việc bị block quá 2 ngày thì báo ai? Khi khách chưa phản hồi thì follow up sau bao lâu?
Kanban University gọi phần này là làm rõ chính sách. Nghe hơi formal, nhưng đời thường là: Mỗi trạng thái trên bảng cần được hiểu giống nhau.
Ví dụ trong team làm website, "Done" của designer có thể là đã thiết kế xong. Nhưng "Done" của project có thể là khách đã duyệt. Nếu không nói rõ, một người tưởng xong, người khác tưởng chưa. Vậy là kẹt.
Team nhỏ càng cần rõ chuyện này vì thường mọi người làm theo trí nhớ và thói quen. Lúc ít việc thì không sao. Khi nhiều dự án cùng chạy, mọi chỗ mơ hồ sẽ bắt đầu tạo ma sát.
Một bảng Kanban tốt không cần phức tạp, nhưng phải trả lời được mấy câu:
- Việc đang ở đâu?
- Ai đang giữ nó?
- Bước tiếp theo là gì?
- Khi nào được xem là xong?
- Nếu kẹt thì kẹt vì lý do gì?
Trả lời được mấy câu đó là đã giảm rất nhiều cuộc hỏi qua hỏi lại.
*Nguồn ảnh: Kanban University. Với team, Kanban không chỉ là kéo thẻ. Nó còn cần những nhịp phản hồi rõ ràng: Khi nào thêm việc, khi nào review flow, khi nào xử lý blocker.*
Kanban không thay mình kỷ luật, nhưng làm mình khó tự lừa hơn
Nhiều hệ thống productivity thất bại vì nó dựa quá nhiều vào cảm hứng. Ngày nào vui thì setup rất đẹp. Ngày nào mệt thì bỏ luôn. Sau đó lại đổi app, đổi template, đổi phương pháp.
Kanban thì thô hơn một chút.
Nó hỏi mấy câu rất khó trốn:
- Việc này có thật sự cần làm không?
- Nếu cần, nó đang ở cột nào?
- Nếu đang làm, tại sao 5 ngày rồi chưa xong?
- Nếu có việc mới, việc nào phải ra khỏi Doing?
- Nếu cứ kẹt ở Waiting, mình cần follow up ai?
- Nếu Done toàn việc nhỏ, việc quan trọng đang bị né ở đâu?
Mình thích điểm này vì nó kéo mình về thực tế. Không phải mỗi ngày đều cần động lực. Nhiều khi chỉ cần nhìn bảng và biết việc tiếp theo cần kéo là gì.
Và mình cũng thích vì nó bớt đạo lý.
Nó không nói mình phải dậy lúc 5 giờ, phải làm deep work 4 tiếng, phải có routine hoàn hảo. Nó chỉ nói: Đây là việc của bạn. Đây là việc đang làm dở. Đây là chỗ đang nghẽn. Giờ chọn đi.
Nhiều khi mình cần đúng cái đó.
Cách mình sẽ bắt đầu nếu dùng Kanban cho cá nhân
Nếu bắt đầu lại từ đầu, mình sẽ không setup quá nhiều. Càng nhiều cột càng dễ biến thành trò trang trí.
Mình sẽ làm như này:
Bước 1: Gom hết việc ra khỏi đầu
Việc lớn, việc nhỏ, việc đang hứa với người khác, việc đang nghĩ "để bữa nào làm", việc cá nhân, việc công ty, việc content, việc tiền bạc. Cứ ghi hết ra. Giai đoạn này có thể hơi sốc vì tự nhiên thấy đời mình nhiều việc quá.
Nhưng thấy được còn hơn là để nó âm thầm đè trong đầu.
Bước 2: Tách Backlog và To do
Không phải việc nào cũng xứng đáng vào To do. Có nhiều việc chỉ là Could do, tức là có thể làm, nhưng không bắt buộc làm ngay. Nếu cái gì cũng vào To do thì To do trở thành một cái thùng rác có giao diện đẹp.
Backlog là nơi giữ khả năng. To do là nơi giữ cam kết gần. Hai cái này phải khác nhau.
Bước 3: Đặt WIP limit cho Doing
Nếu chưa biết đặt bao nhiêu, cứ bắt đầu bằng 3 hoặc 5. Sau một tuần nhìn lại. Nếu vẫn quá tải, giảm xuống. Nếu hay bị chờ nhiều, tách Waiting ra rõ hơn.
Với người làm việc trí óc, con số 3 là khá ổn để bắt đầu. Một việc chính, một việc phụ, một việc vận hành. Nếu hơn nữa, khả năng cao là mình đang tự chia nhỏ sự tập trung.
Bước 4: Viết thẻ việc đủ nhỏ để kéo sang Done
Thay vì viết một thẻ rất chung như "làm marketing", hãy viết rõ hơn: "viết outline bài A", "lên danh sách 10 ý tưởng post", "gửi brief cho designer". Việc càng rõ, càng dễ bắt đầu và dễ kết thúc.
Bước 5: Mỗi ngày chỉ hỏi một câu chính
Không phải hôm nay mở thêm việc gì. Không phải hôm nay nghĩ thêm kế hoạch gì. Mà là việc nào có thể hoàn thành thật.
Bước 6: Cuối ngày nhìn cột Done và cột kẹt
Nếu Done toàn việc lặt vặt, còn việc quan trọng cứ nằm yên, đó là tín hiệu. Nếu Waiting quá nhiều, phải follow up. Nếu Doing không giảm, có thể việc đang quá lớn và cần tách nhỏ.
Bước 7: Mỗi tuần dọn bảng một lần
Việc nào không còn cần làm thì bỏ. Việc nào quá mơ hồ thì viết lại. Việc nào nằm lâu quá thì quyết định: Làm, tách nhỏ, chuyển sang Waiting, hoặc bỏ.
Bảng Kanban chỉ có ích khi nó phản ánh công việc hiện tại. Nếu để quá nhiều việc cũ nằm đó, vài tuần sau mình sẽ ngại mở bảng ra vì nó giống một danh sách nợ hơn là một hệ thống làm việc.
Kanban dùng giấy hay app?
Cái nào cũng được.
Nếu mới bắt đầu, giấy hoặc bảng trắng có một lợi thế rất lớn: Nó hiện ra trước mặt. Không bị chôn trong tab trình duyệt. Không bị lẫn với hàng chục app khác. Mỗi lần kéo một tờ note sang Done cũng có cảm giác rất thật.
Nhưng app cũng có lợi thế riêng, nhất là khi làm việc nhiều máy hoặc có team. Dùng Trello, Notion, Miro, ClickUp, Jira gì cũng được. Quan trọng là nhớ nguyên tắc trước, chọn app sau.
Nguyên tắc vẫn là:
- Nhìn thấy việc.
- Giới hạn việc đang làm dở.
- Theo dõi dòng chảy công việc.
- Làm rõ trạng thái.
- Cải thiện dần.
Nếu một app rất đẹp nhưng làm mình mất 20 phút mỗi ngày chỉ để chỉnh màu, đổi icon, đổi layout, thì có thể app đó đang phục vụ cảm giác kiểm soát hơn là công việc thật.
Mình nói vậy vì mình cũng dễ bị dính cái này. Setup hệ thống đôi khi vui hơn làm việc trong hệ thống.
Kanban làm mình bớt tự lừa bản thân
Có những ngày mình tưởng mình làm kém vì thiếu cố gắng. Nhưng khi nhìn lại thì không hẳn. Có khi mình đang ôm quá nhiều luồng. Có khi việc bị kẹt vì chưa đủ dữ liệu. Có khi mình cứ nhận thêm việc mới nên việc cũ không bao giờ có cơ hội xong.
Kanban làm mấy chuyện đó hiện ra.
Nó không làm thay mình. Nó cũng không làm cuộc đời gọn gàng chỉ sau một đêm. Nhưng nó giúp mình thấy: Vấn đề nằm ở đâu.
Với mình, chỉ riêng chuyện đó đã rất đáng.
Vì khi thấy được việc, mình mới quản được việc. Khi thấy được chỗ nghẽn, mình mới gỡ được chỗ nghẽn. Khi giới hạn việc đang làm dở, mình mới bắt đầu có lại cảm giác hoàn thành.
Bận không đáng sợ bằng bận mà không biết mình đang đi đâu.
Mà thật ra, tiến bộ không phải lúc nào cũng là làm thêm nhiều thứ mới. Nhiều khi tiến bộ là bớt mở việc, bớt hứa bừa, bớt để mọi thứ nằm trong đầu, và kéo nhiều việc hơn về trạng thái xong.
Kanban không giúp mình trở thành người làm được tất cả. Nó nhắc mình một điều thực tế hơn: Nếu tay chỉ có từng đó sức, thì phải nhìn rõ mình đang cầm những gì.
Bản tóm tắt nhanh bằng AI
Mình có làm thêm một bản infographic tóm tắt bằng AI để nắm nhanh ý chính của bài viết. Bản này không thay thế toàn bộ nội dung ở trên, nhưng nếu chỉ cần nhớ nhanh thì có thể nhìn vào đây: Kanban giúp mình đưa việc ra khỏi đầu, giới hạn việc đang làm dở và kéo nhiều việc hơn về trạng thái Done.
No comments yet